项目管理中除了规划的事情外,会经常面临临时不可预期的和跨团队协作的交叉事务和问题,只有做好事情和问题等工作的轻重缓急优先级排序,才能保证工作的顺利开展,大概方法和实践如下。

1、结合团队目标:结合公司目标明确自己的工作目标,做好自己的目标管理。首先我们要明确公司和团队的目标,然后把自己的工作目标与其结合起来,站在全局的高度思考问题,这样可明确工作的重点,减少错误的机会。工作中凡是按照目标布置的又是势在必行的任务,都是重要、紧急的事务,我们都应该第一时间去做。

2、做正确的事:把自己应该做的列入日程,依据要事第一原则,我们需要把要及时解决的、正确的事务列入日程中进行规划。不管你做什么,怎么做,都要确保自己正在解决的是正确的事或者问题。

3、学会说不和给予方案建议:我们经常会遇到跨团队协作的不紧要的事情,我们应学会拒绝,不让多余的要求打乱我们事先排好的工作计划和当前的进度。当然,在拒绝他人之前,我们必须考虑答应对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为我们的拖延而影响到其他人?如果答应了,我们又不能满足以上要求,我们就要学会拒绝。同时我们要充分考虑别人的立场和对方的思考,多问为什么?如果协商后会有很大的影响,我们就需要拒绝和给对方更好的建议和方案。

4、过滤掉次要的工作:在繁杂、琐碎的工作面前,我们应当有效过滤次要工作,让自己的注意力集中在最重要的工作上。在过滤次要工作时,我们可以首先把所有的事项列在一起,接着将可以不做的工作直接划去,这样至少可以过滤掉50%的工作。然后,再将可以晚些时候做的工作划去,剩下的就是我们必须及时解决的工作。

5、使用优先排序表:在工作中,我们要善于发现决定工作效率的关键点,在第一时间解决排在第一位的问题。每个人都应有一个处理事情的优先表,列出自己一周之内急需解决的一些问题,并且根据优先表排出相应的工作进程,使自己的工作能稳步高效地进行。

6:工具:可使用四象限工具来划分轻重缓急象限,或者使用Todo等待办列表来进行优先级排序,多使用这些项目管理软件和工具来支撑我们整理组织事情和事务。

总之要想做好工作和应对繁琐的事务和问题,我们需要学会分清轻重缓急。这样既可以提高工作和管理效率,还能帮我们节省大量的时间。长期下去,我们就可以对最具价值的工作投入充分的时间。